Du möchtest weder Geld noch Zeit verschwenden? Dann ist die E-Rechnung ein wichtiger Modernisierungsbaustein für Deinen Handwerksbetrieb. Verpflichtend wird die elektronische Rechnung dann, wenn du mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeitest.

Was genau ist eine elektronische Rechnung?

Die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist ganz einfach die digitale Form der Papierrechnung. Vielleicht hast Du auch schon den Begriff E-Invoicing gehört? Damit ist die elektronische Rechnungsstellung gemeint. Jede E-Rechnung muss, laut Umsatzsteuergesetz (UStG), elektronisch erstellt und per E-Mail digital versendet werden. Eine eingescannte Rechnung zählt nicht dazu. Einen Ausdruck digitaler Eingangsrechnungen akzeptiert der Fiskus nicht, sie müssen digital vorliegen. Ansonsten unterliegt die E-Rechnung den gleichen gesetzlichen Anforderungen wie die Papierrechnung.

Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen?

In Paragraf 14 definiert das UstG, welche Bedingungen eine elektronische Rechnung erfüllen muss, um als rechtssicher zu gelten. Zunächst müssen dieselben Pflichtangaben enthalten sein wie bei einer Rechnung in herkömmlicher Form. In Absatz 4 des genannten Paragrafen werden diese Maßgaben präzisiert.

Zusätzlich muss der Rechnungsempfänger einverstanden sein, so Absatz 1, die Rechnung als elektronische Rechnung zu erhalten. Was mittlerweile bei öffentlichen Auftraggebern selbstverständlich ist, wenn sie einen Handwerker beauftragen. Eine bestimmte Form ist für diese Zustimmung nicht vorgeschrieben, sie kann Teil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen sein, stillschweigend erfolgen oder auch im Nachhinein erklärt werden.

Nach der E-Rechnungsverordnung §5 muss eine elektronische Rechnung neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen, wie

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
• Steuernummer,
• Ausstellungsdatum,
• fortlaufende Rechnungsnummer,
• Menge, Art und Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung,
• nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Entgelte,
• Umsatzsteuersätze und Steuerbeträge
• und bei Bedarf ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

folgendes enthalten:

• Leitweg-Identifikationsnummer,
• Bankverbindungsdaten,
• Zahlungsbedingungen,
• De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungstellers,
• Lieferantennummer, falls vorhanden,
• Bestellnummer, falls vorhanden.

Wie Du E-Rechnungen richtig formatierst

Seit Ende 2020 muss jedes Handwerksunternehmen, das für die öffentliche Verwaltung arbeitet, seine E-Rechnungen im XML-Format ausstellen. Hier ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU maßgebend. Ausgenommen sind Direktaufträge, die einen Nettoauftragswert von 1.000 Euro nicht überschreiten. Alle anderen dürfen ihre elektronischen Rechnungen noch in Bilddateien wie PDF, JPEG oder TIFF abspeichern und digital versenden. In jedem Fall lohnt es sich auf die E-Rechnung umzustellen. Die Vorteile liegen auf der Hand. Es ist die modernste, reibungsloseste und sicherste Form, Rechnungen zu versenden. Viele Unternehmen nutzen das elektronische Verfahren bereits erfolgreich.

Der Gründer von wirsindhandwerk.de, Andreas Owen, hat eine Studie mit dem Titel „Das Digitalisierungsbarometer für das Bau- und Ausbauhandwerk“ durchgeführt. Eine stärkere Digitalisierung des Handwerks hat auch aus seiner Sicht nur Vorteile.

ZUGFeRD oder XRechnung – Welches XML-Format ist empfehlenswert?

Beide Formate entsprechen den Richtlinien für elektronische Rechnungen. Allerdings ist eine ZUGFeRD-Rechnung ein Hybrid. Sie besteht aus einer PDF-Datei mit eingebettetem XML. Wohingegen die XRechnung auf dem XML-Format basiert und alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat liefert.

Seit dem 27. November 2020 ist die XRechnung bei der Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung verpflichtend. Für alle anderen Betriebe, vor allem die mit älterem Kundenstamm, empfiehlt es sich, die neue ZUGFeRD 2.0 zu verwenden. Der Empfänger kann je nach seinen technischen Möglichkeiten die XML-Datei weiterverarbeiten oder die Rechnung als PDF ansehen.

Wie werden elektronische Rechnungen revisionssicher archiviert?

Natürlich ist jedem selbstständigen Handwerker klar, dass Rechnungen gut archiviert werden müssen. Zudem gilt für die meisten Unterlagen eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Aber kennst du auch wirklich alle Anforderungen vom Bund? E-Rechnungen, zum Beispiel als PDF-Datei auf einem lokalen Datenträger zu archivieren reicht dem Finanzamt leider nicht. Auch ist die Revisionssicherheit bei der Archivierung in der Cloud nur dann gewährleistet, wenn sich der Cloudanbieter in Deutschland befindet. Der Bund hat hier klare Regeln für eine korrekte Buchführung und Bilanzierung festgesetzt und im GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) verankert.

Für die elektronische Rechnung wurden diese Maßgaben erweitert. Hier gilt die GoBD-Richtlinie (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation).

Es müssen folgende rechtliche Anforderungen erfüllt sein:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Lesbarkeit
• Sicherheit
• Verfügbarkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Unveränderlichkeit
• Zugriffsschutz

Um alle Kriterien zu erfüllen, lohnt es sich, eines der vielen digitalen Archivierungssysteme in deinem Handwerksbetrieb zu integrieren. In diversen Bürosoftwares, wie beispielsweise MeinBüro von Buhl, ist bereits ein Archivierungssystem integriert. Eine einfache und preiswerte GoBD-konforme Archivlösung in einer deutschen Cloud bietet u.a. HERO von Lyke. Diese Lösung eignet sich besonders für mittelständische Handwerksbetriebe und Selbstständige.

Was passiert, wenn sich ein Fehler in der E-Rechnung eingeschlichen hat?

Eigentlich verhält es sich auch hier, wie bei der Papierrechnung, nur dass die Fehlerkorrektur dank elektronischer Übertragung schneller und einfacher geht. Auf keinen Fall dürfen elektronische Rechnungen abgeändert und unter der gleichen Rechnungsnummer noch einmal an den Auftraggeber gehen.

Je nach Art des Fehlers gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Du stornierst die E-Rechnung: Das heißt, Du setzt die fehlerhafte E-Rechnung auf null und erstellst eine neue korrigierte E-Rechnung. Genauer muss die Rechnungsnummer gestrichen und eine komplett neue Rechnung erstellt werden.
2. “Bei Kleinigkeiten wie einem Zahlendreher kann man mit einem Ergänzungsschreiben arbeiten”, sagt Stefan Maier, betriebswirtschaftlicher Berater der Handwerkskammer Region Stuttgart. Sowohl die fehlerhafte Rechnung als auch das Zusatzschreiben sind nach den Vorgaben des Systems abzulegen.

Die E-Mail ist nicht angekommen?

Manchmal landen Mails im Spam und werden aus Versehen gelöscht. Aber auch per Post kommt nicht immer alles an. Deshalb wird beides aus rechtlicher Sicht gleich behandelt. Eine Information gilt als übermittelt, wenn sie den Machtbereich des Adressaten erreicht. Eine E-Mail mit einer E-Rechnung im Anhang gilt als zugestellt, sobald sie in der Mailbox des Providers oder des Rechnungsempfängers eingegangen und gespeichert ist. Die gute Nachricht für Dich als Rechnungssteller: Eine Zahlungsverpflichtung besteht auch ohne Eingang der Rechnung oder bei unsicherer Faktenlage. Trotzdem ist es sicherer, bei Verzug nachzufragen und die Rechnung gegebenenfalls erneut zu senden. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es sich auch lohnt, eine Lesebestätigung bei Mails einzurichten. Beim Öffnen wird der Rechnungsempfänger direkt gefragt, ob er eine Bestätigung senden möchte. Natürlich ist dies freiwillig, aber bei geschäftlichen Mails nicht unüblich und somit gelernt.

So gelingt die Umstellung auf E-Rechnung

Grundsätzlich kannst Du Dich bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung an dem Prozess deiner Papierrechnung orientieren. Die Abläufe sind fast identisch. Sie müssen nur auf den digitalen Prozess übertragen werden.

Wichtig ist, dass Du alle Mitarbeiter, die im weitesten Sinne mit der Abrechnung zu tun haben, wie zum Beispiel die Buchhaltung, den Vertrieb und den Einkauf, mit einbeziehst. Zudem ist es ratsam, einen IT-Berater hinzuzuziehen. Schließlich braucht es auch zur Archivierung einen sicheren, geschützten und unveränderten Datenspeicher. Dazu eignet sich ein externes Archiv oder die Cloud.

Die Verfahrensdokumentation muss dargestellt werden können. Und zum guten Schluss solltest Du deine Kunden über die elektronische Umstellung informieren. Der Empfänger muss der elektronischen Rechnungsstellung zustimmen. Wie diese Zustimmung des Empfängers konkret erfolgen soll, ist nicht geregelt. Grundsätzlich genügt es, wenn zwischen dem Aussteller und dem Empfänger der Rechnung Einvernehmen besteht, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wird.

Von der Zustimmung kann etwa ausgegangen werden, wenn ein Unternehmer im Geschäftsverkehr neben seiner Postadresse auch seine E-Mail-Adresse verwendet. Ferner reicht es aus, wenn die Parteien diese Verfahrensweise tatsächlich ohne Widerspruch anwenden und damit stillschweigend praktizieren. Davon ist etwa auszugehen, wenn der Rechnungsempfänger die elektronisch übermittelte Rechnung widerspruchlos begleicht.

Daneben kann der Händler auch in seinen AGB regeln, dass die Abrechnung ausschließlich in elektronischer Form erfolgt. Werden die AGB wirksam in den Vertrag einbezogen, so lässt sich auch hieraus eine Zustimmung des Rechnungsempfängers herleiten.

Unser Fazit: Ein Rechnungsprogramm gehört heute fest zur Standardausrüstung eines Handwerkers
Die E-Rechnung bietet sowohl den ausstellenden als auch dem empfangenden Unternehmen viele Vorteile. So lassen sich mit Hilfe der E-Rechnung Schritte im Abrechnungsprozess automatisieren, Medienbrüche können vermieden und Transparenz über die Abläufe geschaffen werden. Auf diese Weise lassen sich grade in Handwerksunternehmen Effizienzvorteile erzielen und Kosten reduzieren. Um diese Vorteile dann auch tatsächlich nutzen zu können, gilt es jedoch, die eigenen Prozesse zu kennen und einige Rahmenbedingungen zu beachten.

Die elektronische Rechnung ist zudem für jeden Handwerksbetrieb ein wichtiger Modernisierungsschritt im digitalen Zeitalter. Früher oder später wird die E-Rechnung für alle selbstständigen Handwerker verpflichtend werden.

Digitalisierung im Handwerk wird vom Endkunden inzwischen erwartet. “Der Handwerker muss umdenken und sich Tools zulegen, die ihm dabei helfen.“, bestätigt Andreas Owen.

Tausche Dich zu Rechnungsprogrammen und Handwerkersoftware mit anderen Handwerken in unserem Netzwerk aus. Wir von Handwerk Connected sind Dir bei Fragen zur E-Rechnung ebenfalls gern behilflich.