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Mit Handwerkersoftware zu mehr Effizienz im Büro und auf der Baustelle

Mit Handwerkersoftware zu mehr Effizienz im Büro und auf der Baustelle

Handwerkersoftware wird häufig im Kontext der Digitalisierung des Handwerks erwähnt. Durch optimierte Prozesse wird Dein Handwerkeralltag vereinfacht und effizienter. Trotzdem nutzten laut einer Umfrage von 2020 nur 15 Prozent von 400 befragten Handwerksbetrieben konsequent Software. Wie auch Du Dein Unternehmen mit Handwerkersoftware optimieren kannst, erfährst Du jetzt.

Welche Vorteile hat eine Handwerkersoftware für Deinen Betrieb?

Gerade in Zeiten voller Auftragsbücher und anhaltendem Fachkräftemangel unterstützt eine Handwerkersoftware Dich und Deinen Handwerksbetrieb dabei leistungsfähiger und effizienter zu werden. Als Handwerker kommt es darauf an, schnell und effizient zu arbeiten. Allerdings arbeiten viele Betriebe im Handwerk derzeit noch mit Papier und Stift. Mit einer Handwerkersoftware kannst Du in Deinem Betrieb viel Zeit und Geld sparen und Dich auf die wesentlichen Dinge konzentrieren. Handwerkersoftware bildet alle Prozesse des Handwerks ab, vom Aufmaß, über das Angebot bis zur Rechnung, und digitalisiert diese.

Wo kann Handwerkersoftware unterstützen?

Um herauszufinden, wo Dich Handwerkersoftware mit ihren Funktionen unterstützen kann, solltest Du Dich am besten mit Deinen Mitarbeitern zusammensetzen und ein Schema erstellen. So kannst Du einschätzen, welche Software mit welchen Schnittstellen benötigt wird.


  • Wie kommen die Aufträge in den Betrieb, wer kümmert sich um die Kunden?
  • Welcher Handwerker begeht die Baustelle und nimmt die Maße und weitere Details für das Angebot auf?
  • Wer verteilt die Aufgaben und wer sagt wem, sobald diese erledigt sind?
  • Wer erstellt wie den Baustellenbericht und die Rechnung und schickt diese an den Kunden?

Stell Dir dabei vor, wie es von der ersten Kundenanfrage über die Erstellung des Angebots bis hin zur Zahlung der letzten Abschlussrechnung bei Dir aussieht. Ein typischer Ablauf kann ohne Digitalisierung folgendermaßen aussehen:


  1. Ein Interessent ruft im Büro Deines Handwerksbetriebs an. Der Mitarbeiter notiert sich den Namen und das Anliegen und legt Dir einen Zettel auf den Schreibtisch. Sobald Du im Büro bist, telefonierst Du mit dem Kunden und vereinbarst eine Begehung.
  2. Bei der Begehung notierst Du Dir alle Daten über Maße und Materialien und das entsprechende Gewerk auf einem Notizblock. Dazu fertigst Du mit Deinem Handy Fotos an. In der Firma erstellst Du mit Deinen handschriftlichen Notizen, den Preisen für Material und Arbeitszeit ein Angebot.
  3. Nach Abschluss der Arbeiten schreibst Du für den Kunden eine Abschlussrechnung sowie einen Baustellenbericht und stellst ihm diese Dokumente per Post zu.

Eine umfassende Handwerkersoftware unterstützt Dich bei diesen Aufgaben und sorgt dafür, dass Du diese schneller abschließen kannst. An jedem der genannten Arbeitsschritte gibt es Möglichkeiten, diese digital mit der richtigen Software zu vereinfachen, damit Du Dich auf den Auftrag konzentrieren und diesen bestmöglich umsetzen kannst.

Was kann Handwerkersoftware leisten?

Im Bereich Handwerkersoftware existieren große Preisspannen. Bereits für unter 50,- € werden Programme angeboten. Ein Handwerker kann aber auch über 10.000, – € in eine Software investieren. Dass es hier gravierende Unterschiede in Qualität und Leistungsumfang geben muss, liegt auf der Hand. Aber welche Funktionen braucht ein Handwerker im Arbeitsalltag überhaupt?


Wichtig ist, dass die verschiedenen Programme unkompliziert in der Handhabung sind, damit der Einstieg leichter fällt. Verschiedene Möglichkeiten zur Verwaltung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sollten auf jeden Fall inbegriffen sein. Wenn eine solche Software modular aufgebaut ist, kann sie entsprechend Deinen Bedürfnissen angepasst und erweitert werden. Im Grundmodul sollten nach Möglichkeit die wichtigsten Funktionen enthalten sein.


Der Anbieter sollte außerdem regelmäßige Updates zur Verfügung stellen und dabei die Kosten hierfür gering halten.

Welche Software benötigen Handwerker, um effizient zu arbeiten?

Wie eben aufgeführt, gibt es in fast allen Handwerksbetrieben heute noch wiederkehrende Abläufe, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Diese lassen sich mithilfe von Software vereinfachen. Hier bietet sich die Nutzung einer Handwerkersoftware an. Das sind spezielle Programme, die den gesamten Ablauf in einem Handwerksbetrieb digital abbilden. Die Funktionen lassen sich dabei auf Deinen Handwerksbetrieb anpassen.


Wenn Du für die Erstellung von Rechnungen bereits ein Rechnungsprogramm, z. B. von DATEV, nutzt, kannst Du die Handwerkersoftware an Deine kaufmännische Software anbinden. Eine gute Software bietet neben individuellen Funktionen also auch viele Schnittstellen und weitere Funktionen an. Bei den Angeboten auf dem Markt gibt es Unterschiede bei den Preisen und darin, ob die Software bei Dir im Betrieb lokal auf einem Computer gespeichert ist oder in der Cloud. Die zweite Option hat viele Vorteile, auf die wir direkt im Anschluss eingehen.

 

Wir haben mit Nora Hehr von unserem Kooperationspartner HERO Handwerkersoftware gesprochen, die uns nachfolgende Fragen beantwortet:

Welche Vorteile hat eine Handwerkersoftware in der Cloud?

Nora Hehr: Cloudbasiert bedeutet, dass die Software nicht auf einem Computer oder Tablet installiert sein muss, sondern in der Cloud läuft, also in ausgelagerten Rechenzentren mit hohen Sicherheitsanforderungen. So sind die Daten vor Einbruch, Brand und Datenverlust geschützt und die Handwerker können von überall auf diese zugreifen. Also z. B. auch von der Baustelle aus. Das geht wahlweise mobil über das Smartphone oder Tablet per App, oder im Büro über den Browser am Computer. Die App und die Cloud aktualisieren sich dabei automatisch, sodass jeder die jeweils aktuellen Daten sieht. Durch die Cloud-Nutzung spielt es demzufolge keine Rolle, ob nur ein Handy oder ein richtiger Computer zur Verfügung stehen.


Bei HERO erstellst Du pro Auftrag eine Projektmappe, in der Du virtuell alle möglichen Informationen einträgst, etwa die Maße und Fotos von der Begehung. Dies geschieht bequem mobil per Smartphone oder Tablet. So bleiben alle Informationen zentral in der digitalen Projektmappe und das Suchen nach Notizzetteln hat ein Ende.


Aus Deinen Angaben, wie viele Stunden und Material für die Durchführung der Arbeiten nötig sind, erstellt HERO automatisch ein Angebot und nach Abschluss eine Rechnung, basierend auf Deiner Rechnungsvorlage. Neben der Rechnung generiert HERO über diese Funktion auch automatisch einen Baustellenbericht. Dies ist unabhängig von der Art des Gewerks und lässt sich individuell anpassen.

Welche Funktionen sind für einen Handwerksbetrieb wirklich relevant?

Nora Hehr: Die Wahl der passenden Software hängt allein von den Aufgaben ab, die Du als Handwerker mit Deiner zukünftigen Software erledigen möchtest. Die Größe Deines Betriebs spielt insoweit nur eine untergeordnete Rolle. Selbst als Ein-Mann-Betrieb kannst Du auf Funktionen angewiesen sein, die nur große Software-Lösungen für große Handwerksfirmen umfassen. Das betrifft insbesondere Funktionen wie die mobile Verfügbarkeit der Handwerkersoftware auf einem mobilen Endgerät wie Tablet oder Smartphone. So ziemlich jeder etablierte Softwarehersteller hat neben den umfassenden Software-Lösungen auch Programme in seinem Angebot, die über eine auf das Wesentliche reduzierte Funktionalität verfügen. Zu den wesentlichen Funktionen zählen bspw. Kalkulation, Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen oder Mahnlauf. Ferner lassen sich Software-Lösungen für hiesige Handwerksbetriebe aufgrund ihrer modularen Bauweise auf die wesentlichen Funktionen reduzieren.


Die Projektmappe der HERO Handwerkersoftware bündelt beispielsweise alle Informationen an einem Ort. Dazu kommt die Möglichkeit, über direkte Zuweisung an Mitarbeiter Aufgaben zu verteilen. So geht keine Aufgabe im Arbeitsalltag unter und es gibt eine klare Übersicht, wer gerade was erledigt.


Zu den gefragtesten Funktionen unserer Handwerkersoftware zählen u.a. die Dokumentenerstellung, die Plantafel, das Bautagebuch sowie die Mitarbeiterverwaltung generell.


Auch für die Abrechnung nach dem Abschluss eines Projektes ist Handwerkersoftware relevant. HERO bietet hierfür zahlreiche Schnittstellen an, um Daten an andere Software weiterzuleiten. Dazu gehören u.a. eine DATEV-Schnittstelle für die vorbereitende Buchhaltung sowie eine GAEB-Schnittstelle, mit welcher ein Angebot einfach an den Architekten oder Bauplaner übertragen werden kann.


Weitere Schnittstellen für HERO sind:


  • DATEV (Bündelung und Übermittlung aller Belege für die Buchhaltung)
  • Lexware ((Bündelung und Übermittlung aller Belege für die Buchhaltung)
  • DAA Connect (Automatischer Import von Kundenanfragen bei der DAA)
  • Aroundhome (Leads von Aroundhome in HERO integrieren)
  • Datanorm (direkter Zugriff auf die Datensätze von Partnern)
  • IDS-Connect (einfacher Zugriff auf Shop-Systeme von Großhändlern)
  • UGL (Einsparung von Arbeitszeit durch direkte Online-Shop-Anbindung)

Darüber hinaus sind alle Belege GoBD-konform und damit rechtssicher.

Was zeichnet HERO Handwerkersoftware aus?

Quelle: https://hero-software.de/app

Quelle: https://hero-software.de/app


Nora Hehr: HERO, die cloudbasierte Handwerkersoftware für alle Gewerke, vom 1-Mann-Betrieb, bis zum hiesigen Handwerksunternehmen, ist vor allem intuitiv und selbsterklärend. Dies basiert auf der gemeinsamen Entwicklung mit Handwerkern und ist auf kein Gewerk beschränkt. Die HERO-Handwerkersoftware stellt eine enorme Erleichterung des Baustellen- und Büroalltags im Handwerk dar, weil sich die Handwerker endlich wieder auf die wesentlichen Dinge und das Handwerken konzentrieren können. Ziel ist es, durch die Implementierung von HERO Handwerkersoftware am Ende des Handwerkeralltags alle Aufträge annehmen zu können, die man sonst ablehnen musste. Dies führt langfristig gesehen zu Zeiteinsparung und Umsatzsteigerung.


Vielen Dank an dieser Stelle an Frau Hehr, für das freundliche Interview.

Wie wählst Du die beste Handwerkersoftware für Deinen Betrieb aus?

Wir empfehlen, die passende Handwerkersoftware sorgfältig auszuwählen und vor dem Kauf eingehend zu vergleichen. Eine Handwerkersoftware soll Dich schließlich langfristig und effizient bei der täglichen Arbeit im Büro und auf der Baustelle unterstützen.

Stelle Dir vorab folgende Fragen, welche Dir die Auswahl erleichtern:


  • Leistung: Welche Funktionen stellt die Software zur Verfügung (Umfang und Spezialisierung)
  • Kompatibilität: Welche Betriebssysteme werden unterstützt, existiert eine Cloud?
  • Simplizität: Ist die Software eine einfach zu handhabende, kompakte Lösung oder unnötig kompliziert?
  • Preis-Leistung: Was bekommst Du für Dein Geld?

Hier bietet es sich an, dass Du gemeinsam mit Deinen Mitarbeitern verschiedene Software-Lösungen eingehend testest. Die HERO Handwerkersoftware bietet beispielsweise eine kostenlose Testversion. Damit kannst Du mobil in der App mit dem Smartphone und Tablet sowie im Unternehmen am Computer prüfen, was die Software bietet.


Einen umfassenden Überblick und Vergleich verschiedener Handwerkersoftwares findest Du bei Energieheld.

Zeit ist Geld!

Eine Handwerkersoftware kann auf verschiedene Branchen zugeschnitten sein oder sich für mehrere Branchen gleichzeitig eignen. Beruhen sollte Deine Entscheidung für eines dieser Programme auf den Anforderungen, die Du an die Leistungen einer solchen Software stellst. Dabei hängen diese Anforderungen natürlich u.a. mit der Größe Deines Unternehmens und den Kosten dieser Anwendungen zusammen. Last but not least kannst Du unter bestimmten Voraussetzungen sogar eine Förderung für die Implementierung von Handwerkersoftware in Deinem Handwerksbetrieb erhalten. In Frage kommt hier bspw. das Förderprogramm des Bundes „go-digital“. Alle Informationen und Bedingungen haben wir bereits in unserem Artikel „Förderung für die Digitalisierung im Handwerk“ zusammengetragen. Dort findest Du weiterführende Links und kannst Dich informieren, ob solch eine Förderung für Deinen Handwerksbetrieb in Frage kommt. ABER: Warte nicht zu lange, denn die Förderprogramme sind meist befristet!

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