Eine effiziente Auftragsorganisation im Handwerk ist durchaus mit einem gewissen Aufwand verbunden: Es müssen dabei zahlreiche Punkte wie die Mitarbeitereinsatzplanung, der Material- und Werkzeugbedarf sowie die Entfernung zum Einsatzort berücksichtigt werden.

Hinzu kommen gegebenenfalls unvorhersehbare Ereignisse wie Lieferschwierigkeiten, Komplikationen am Arbeitsort oder auch schlechtes Wetter. Dies kann dazu führen, dass ein Projekt nicht wie geplant abläuft. Schlimmstenfalls sind langfristige Verzögerungen die Folge und der Ruf des Betriebs leidet darunter. Umso wichtiger ist eine effiziente Auftragsplanung im Handwerk, die langfristig funktioniert.

Mangelhafte Auftragsplanung – das sind die Gründe

Gerade in kleinen und mittelständischen Handwerksbetrieben ist die richtige Auftragsplanung entscheidend. Eine schlecht organisierte Projektplanung verursacht Unruhe und Unübersichtlichkeit – im äußersten Fall geht damit sogar ein finanzieller Verlust einher. Umso wichtiger ist es daher, die Gründe für eine mangelhafte Auftragsplanung rechtzeitig zu erkennen und zu eliminieren. Nur so ist ein reibungsloser Ablauf aller Projekte sowie eine sichere Einhaltung von Fristen und des Budgets gewährleistet

Zu den häufigsten Gründen einer schlechten Auftragsplanung im Handwerk zählen dabei vor allem die nachfolgenden Aspekte:

• Mangelnde Organisation
• Fehlende Planung
• Kommunikationsprobleme
• Technische Probleme
• Mangelnde Transparenz
• Personalmangel
• Schlechtes Zeitmanagement

Diese und weitere Aspekte können selbst den qualifiziertesten Handwerker schnell aus der Ruhe bringen und zu Problemen im Arbeitsalltag führen. Darunter leidet einerseits die Zufriedenheit der Kunden, andererseits auch der Ruf des Betriebs und es kommt zu zeitlichen Verzögerungen, die auch anschließende Aufträge beeinflussen. Es ist daher wichtig, sich frühzeitig um eine gut organisierte Auftragsplanung zu kümmern.

Das sind die Vorteile einer guten Auftragsplanung

Eine gut organisierte Auftragsplanung im Handwerk definiert nicht nur den Umfang der Arbeiten, sondern befasst sich auch mit einer optimalen Planung der Ressourcen. Materialien und Mitarbeiter werden von vorneherein geplant und zugewiesen – so lässt sich sicherstellen, dass jedes Projekt problemlos verläuft uns es nicht zu unerwünschten Verzögerungen kommt. Kurz gesagt: Die richtige Auftragsplanung ist der Schlüssel zum Erfolg und bringt viele Vorteile für deinen Betrieb mit sich:

• Projekte können realistischer und einfacher kalkuliert werden
• Die Verschwendung von Materialien wird reduziert
• Mitarbeiter sind optimal organisiert, motivierter und zufriedener
• Die Chance, dass Kunden zu Stammkunden werden, erhöht sich deutlich
• Mehr Gewinn für das Unternehmen
• Reduktion von Fehlern durch optimierte Planung und Koordination
• Mehr Transparenz bei den täglichen Arbeitsabläufen

Diese sind nur einige der vielen positiven Aspekte einer gut organisierten Arbeitsplanung. Mit den richtigen Tools und etwas Routine lassen diese sich auch gar nicht so schwer erreichen.

Leitfaden und Vorgehensweise bei der Auftragsplanung im Handwerk

Interne Prozesse benötigen einen roten Faden, an dem sich alle Mitarbeiter orientieren können. So ist es wichtig, dass gewisse Projekte und Aufträge einem festen Schema folgen: Jeder Mitarbeiter sollte beim Eingang eines neuen Auftrags genau wissen, wie dieser abläuft – das betrifft sowohl die Kostenkalkulation als auch die Personalplanung. Ein fester Leitfaden hilft den Mitarbeitern in der Verwaltung und den Handwerkern dabei, den Überblick zu behalten und Prioritäten so zu setzen, dass die Kunden zufrieden sind und Projekte in der richtigen Reihenfolge erfolgreich abgeschlossen werden.

Projekte kalkulieren

Für eine positive Unternehmensbilanz ist es entscheidend, dass Projekte richtig kalkuliert werden. Nur so lassen sich Gewinne erwirtschaften – wer nicht kostendeckend rechnet, muss langfristig mit finanziellen Einbußen rechnen. Dabei gilt es natürlich stets das Angebot von Mitbewerbern auf dem Markt zu berücksichtigen: Die Angebote sollten attraktiv und fair sein, aber dennoch alle Kosten decken und einen ausreichenden Gewinn generieren.

Im Handwerk ist dies keine leichte Aufgabe. Es müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden: Wie viele Stunden nimmt ein Projekt in Anspruch und welche Materialien sind dafür erforderlich? Wie viele Mitarbeiter werden für welchen Zeitraum benötigt? All diese Aspekte verursachen Kosten, die im Vorfeld genau kalkuliert werden müssen. Ein angemessener Gewinnaufschlag ist ebenfalls Bestandteil – und es dürfen keine Sondereinzelkosten vergessen werden. Nur wenn alle Posten korrekt einkalkuliert worden sind, lässt sich ein realistischer Angebotspreis festlegen.

Zeitplan

Zeit ist Geld – das gilt besonders im Handwerk, wo viele Mitarbeiter Tag für Tag gleich mehrere Kunden nacheinander bedienen oder sogar parallel an Projekten arbeiten. Umso wichtiger ist daher ein effizienter Zeitplan, damit keine Ressourcen ungenutzt bleiben. Die Mitarbeiter sollten dabei stets ausgelastet sein, aber dennoch Zeit für Pausen finden. Ebenfalls müssen Puffer für unvorhersehbare Ereignisse zwischen den einzelnen Kunden eingeplant werden: Gerät einer der Mitarbeiter in einen Stau, gibt es eine Verzögerung vor Ort oder ein anderes Hindernis, das Zeit kostet, darf darunter nicht der nächste Auftrag leiden. Daher ist die richtige Zeitplanung unabdingbar – das gilt nicht nur für die Handwerker selbst, sondern auch für das Personal in der Verwaltung.

Mitarbeiter- und Personalplanung

Die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Kompetenzen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einzusetzen, ist das Wichtigste. Doch was in der Theorie einfach klingt, gestaltet sich in der Praxis oft etwas schwieriger – ist mit den richtigen Handgriffen aber durchaus realisierbar.

Sobald man einen realistischen Zeitplan erstellt hat, geht es darum, die Mitarbeiter bzw. Ressourcen richtig für die einzelnen Projekte einzuplanen. Hier sollte besonders darauf Wert gelegt werden, dass einige Tätigkeiten nacheinander und Schritt für Schritt durchgeführt werden müssen, während andere Projekte parallel zueinander ablaufen können.

Ziel dieser Planung ist es dabei vor allem, Ressourcen optimal auszulasten, ohne dass die Mitarbeiter dadurch überfordert sind. Denn häufig wird vergessen, dass ein Mensch keine Maschine ist, sondern nur eine begrenzte körperliche Arbeitskraft besitzt. Jeder erlebt einmal einen Tag, an dem er nicht so gut arbeiten kann wie an einem anderen – dieser Aspekt sollte in jedem Fall bei der Einsatzplanung der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Auch plötzliche Krankheitsfälle, die Urlaubsplanung und eine Überstundenregelung sind Themen, die von Anfang an berücksichtigt werden müssen. Über Kooperationen mit anderen Betrieben kann sich jeder einzelne Betrieb mehr Spielraum verschaffen bei einer ausgewogenen Auslastung der Mannschaft.

Werkzeuge und Material planen

Für jeden Kundentermin und jedes Projekt sind gewisse Werkzeuge oder Materialien erforderlich. Daher gilt es im Vorfeld zu planen, welche Handwerker mit welchen Werkzeugen ausgestattet sein sollten. Ist das Personal mit firmeneigenen Fahrzeugen unterwegs, sind diese normalerweise mit allen wichtigen Tools bestückt, damit vor Ort direkt mit der Arbeit begonnen werden kann. Doch auch hier gilt, Werkzeug und Materialien so zu planen, dass sie einerseits jederzeit verfügbar, andererseits auch kosteneffizient sind. Gerade wenn etwas repariert oder ausgetauscht werden soll, kommt es auf eine solide Planung an: Welche Materialien müssen bestellt werden und wo werden diese gelagert? Wie viele Ersatzteile sollten im Lager vorhanden sein, damit sie kurzfristig verfügbar sind? Diese Aspekte zählen ebenfalls zu einem erfolgreichen Auftragsmanagement im Handwerk und spiegeln die Organisation eines Betriebs wider. Genau das wirkt sich nicht zuletzt auch auf die Geschwindigkeit, mit der ein Auftrag ausgeführt wird sowie auf die Kundenzufriedenheit aus.

Prozesse dokumentieren

Es ist sowohl rechtlich notwendig als auch sinnvoll alle Vorgänge zu dokumentieren, so dass sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch nachvollziehbar sind. Es sollte stets eingesehen werden können, welche Dokumente vorhanden sind und wer welche Informationen hinzugefügt hat. Weiterhin ist es wichtig, dass relevante Dokumente und Unterlagen ortsunabhängig allen Beteiligten zur Verfügung stehen – das spart Zeit und schont Ressourcen. Ein reibungsloser Informationsfluss ist maßgeblich mitverantwortlich für ein erfolgreiches Auftragsmanagement in einem Betrieb.

Digitale Archivierung – rechts- und revisionssicher

Eine Papierablage deiner Dokumente ist schon lange nicht mehr zeitgemäß. Idealerweise nutzen Handwerker ein digitales Archiv, das beispielsweise in der verwendeten Handwerkersoftware integriert ist. Du archivierst damit vollständig nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.) Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Platzsparende digitale Dokumentation
• Einfaches und schnelles Finden von Dokumenten
• Rechts- und Revisionssicherheit

Prozesse und Abläufe auf den Prüfstand stellen

Gerade in Unternehmen, in dem gewisse Prozesse fest etabliert sind, leidet oft die Effizienz und es werden unnötig Ressourcen oder Zeit verschwendet. Oft ist es so, dass sich Beteiligte gar nicht wirklich mit den Abläufen befassen oder diese hinterfragen – sondern sie einfach ausführen, weil dies „schon immer so war“. Manchmal lohnt es sich jedoch genau, zwei Mal hinzusehen, um zu untersuchen, ob Arbeitsabläufe wirklich so effizient sind. Gibt es vielleicht ungenutzte Potenziale oder Möglichkeiten, die man nutzen kann, um daraus eine Zeit- oder Kostenersparnis zu ziehen? Gibt es Prozesse, die sich so optimieren lassen, damit mehr Freizeit für das Team bleibt? Auch die Nachkalkulation von Aufträgen ist ein wichtiger Faktor, den Betriebe in jedem Fall berücksichtigen sollten. Rechnet sich ein Projekt oder sollte man es vielleicht gar nicht erst annehmen? All diese Aspekte haben direkten Einfluss auf die Effizienz und den Gewinn eines Unternehmens. Deshalb ist es sinnvoll mit einer kaufmännischen Software zu arbeiten, die für den entsprechenden Überblick sorgt.

Softwarelösungen für die Auftragsplanung

Vom Whiteboard bis hin zur Exceltabelle gibt es viele Möglichkeiten für eine erfolgreiche Auftragsplanung – das Problem bei manuellen Planungstools ist allerdings, dass sie oft nicht mehr sonderlich effizient sind. Auch der Überblick leidet häufig darunter, was wiederum die Fehlerquote erhöht und Ressourcen verschwendet. Aus diesem Grund setzen Handwerksbetriebe in der heutigen Zeit immer öfter auf digitale Tools für eine maximale Effizienz bei der Auftragsorganisation.

In diesen Programmen wird alles digital erfasst, sämtliche Informationen stehen an einem zentralen Ort zur Verfügung und Projektverläufe können jederzeit von allen Beteiligten mitverfolgt werden – das geht auch über das Smartphone. Nach dem Abschluss eines Projekts lässt sich zudem analysieren, wie viel Zeit dies in Anspruch genommen hat und wie kosteneffizient der Auftrag tatsächlich war. So lassen sich Ressourcen optimal planen, künftige Aufträge zeiteffizienter ausführen und letzten Endes auch die Gewinne eines Betriebs steigern.

Auftragsplanung mit kaufmännischer Handwerkersoftware

Eine kaufmännische Handwerkersoftware wie Streit V.1 beinhaltet neben vielen weiteren Funktionen zur Verwaltung und Organisation des Betriebs auch viele Funktionen für eine vollumfängliche Auftragsplanung.

1. Projektplanung und Kalkulation:
   Mit der integrierten Projektkalkulation schaffst du die Basis für eine wirtschaftliche Planung. Leistungsverzeichnisse werden übersichtlich und einfach erstellt. Dabei helfen Hierarchiestufen, Sortierungs-, Drag&Drop- und Filterfunktion. Material- und Personalbedarf werden so ersichtlich.
2. Monteurplanung mit integrierten Kalender:
   Maximale Effizienz schaffst du bei deiner Auftragsplanung mit einem integrierten Kalender. Über einen Gruppenkalender können alle Mitarbeiter auf die Planung zugreifen. Unterschiedliche Farben sorgen für Übersichtlichkeit.
3. Einkauf für die Materialplanung:
   Bestelle dein Material über Schnittstellen zum Großhandel – ohne Zeitverzug und gemäß deiner Auftragsplanung. Ob Preisanfragen, Bedarfsermittlung aus dem Auftragsbestand und die gesamte Einkaufsabwicklung – die Handwerkersoftware sorgt für zeitsparende Materialplanung.
4. Mit der Werkzeugplanung alle Maschinen und Werkzeuge parat:
   Die Werkzeugverwaltung unterstützt die Auftragsplanung, denn Maschinen und Werkzeuge können reserviert und stationiert werden. Werkzeugbewegungen werden zuverlässig dokumentiert mittels Werkzeugausgabe- und rückgabescheinen.
5. Digitales Archiv für die notwendige Dokumentation:
   Für künftige Planungen ist eine rechts- und revisionssicher digitale Archivierung aller Dokumente und E-Mails sichergestellt.

App zur mobilen Auftragsabwicklung „Monteur+“

Die Auftragsplanung funktioniert noch reibungsloser mit einer App zur mobilen Auftragsabwicklung wie z.B. Monteur+“. Damit sind Monteure auf der Baustelle bestens informiert und können direkt auf die Auftragsdaten per Tablet zugreifen und diese bearbeiten. Dazu gehören die Terminplanung, die Einsicht in die entsprechenden Aufträge mit allen Daten, die Materialerfassung, die Zeiterfassung, eine mögliche Fotodokumentation und Erfassung von Notizen bis hin zur digitalen Unterschrift des Kunden.

Deine Vorteile mit der Handwerkersoftware

• Alle Funktionen in einer Software
• Übersicht und aktuelle Zahlen geben die Planungssicherheit
• Apps für den mobilen Einsatz
• Einfach und intuitiv bedienbar
• Individuell anpassbar – an die Anforderungen deines Betriebs
• Zukunftssicher durch regelmäßige Weiterentwicklung

Verschiedene Projektmanagement-Tools unterstützen dich ebenfalls bei der Auftragsplanung

Asana

Asana ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die nicht nur kostenfrei ist, sondern effizient bei der Bewältigung täglicher Projekte unterstützt. Das Team arbeitet über die Software gemeinsam an Projekten und kann deren Fortschritt jederzeit mitverfolgen. Darüber hinaus lassen sich Deadlines und Ziele zur Einhaltung eines Zeitplans definieren sowie auch individuelle Aufgaben zuweisen.

ClickUp

ClickUp ist eine kostenlose Projektmanagement-Software, in der sämtliche Projekte innerhalb einer App gesammelt werden. Projekte lassen sich gezielt mit bestimmten Mitarbeitern verknüpfen und von Anfang bis Ende Schritt für Schritt durchplanen. Darüber hinaus ist ein Timer enthalten, der im Nachgang analysiert, wie viel Zeit für ein Projekt aufgewendet werden musste.

Jira

Das Task-Tool Jira eignet sich optimal für Handwerker-Teams: Workflows und Projekte lassen sich flexibel mit Deadlines erstellen. Teammitglieder können ihren individuellen Fortschritt in den Projekten eintragen, zudem bietet das Tool einen Benachrichtigungsservice, der über Änderungen im Zeitplan oder Probleme informiert.Aufgaben und Projekte können nach Priorität organisiert werden, auch ein Ticketsystem ist enthalten.

Offline-Tools nutzen

Klassische Offline-Tools bieten natürlich auch heutzutage noch die Möglichkeit, Projekte auf manuellem Wege zu organisieren. Die gängigsten Varianten sind dabei vor allem:

• Whiteboards
• Wandtafeln und Schaubilder
• Terminplaner
• Tabellen und Listen sowie Excel

Natürlich bleibt es jedem Betrieb selbst überlassen, wie er seine Arbeitsabläufe intern organisiert – auch eine Mischung aus manuellen und digitalen Lösungen ist möglich. Hier sollte jedes Unternehmen seinen eigenen Workflow finden, mit dem sich maximal effizient arbeiten lässt.

Fazit

Die genannten Punkte zeigen, wie wichtig eine sorgfältige Auftragsplanung im Handwerk ist. Dabei kommt es auf viele Aspekte an, die sowohl die Personal- und Zeitplanung als auch die Projektplanung betreffen. Nur wenn sich ein Betrieb von Anfang an mit all diesen Themen befasst, lässt sich ein Workflow erreichen, der sowohl kosteneffizient als auch ressourcenschonend ist und letzten Endes zum Unternehmenserfolg beiträgt. Digitale Lösungen vereinfachen die Auftragsplanung mit ihren Bestandteilen deutlich und verringern den Verwaltungsaufwand.

Vielen Dank an Melanie für diesen Gastbeitrag!