Geht es um Fehler im Zusammenhang mit Aufträgen, liegt der Fokus oft auf möglichen Fehlern bei der Auftragsakquise. Dabei ist die Fehlervermeidung beim Auftragsmanagement ebenso wichtig. Eine ordentliche Planung sorgt für eine reibungslose Auftragsabwicklung und ist damit die Grundlage für wichtige Faktoren wie Kundenzufriedenheit, Ressourcennutzung, Ruf und Gewinn.
Hinterfragst du gerade deine eigene Auftragsabwicklung? Welche Fehler bei der Auftragsabwicklung häufig passieren, wie du sie in deinem eigenen Betrieb aufdecken kannst und welche Möglichkeiten du zur Optimierung hast, liest du in diesem Artikel.
Ursachen für Fehler identifizieren
Die Ursachen für eine schlechte Auftragsabwicklung können vielseitig sein. Je nach Betrieb können die Probleme in ganz verschiedenen Bereichen sein und damit unterschiedliche Maßnahmen erforderlich machen, um die Fehlerquellen zu eliminieren. Bei den meisten Betrieben mit Problemen bei der Auftragsabwicklung liegen Schwerpunkte aber in einem der folgenden Punkte. Sie sind essenziell für eine reibungslose Auftragsbearbeitung. Kommt es hier zu Problemen, zeigt sich das deutlich.
Schlechte Kommunikation
Hast du dir schon einmal Gedanken um deine Kommunikation gemacht? Sowohl innerhalb deines Unternehmens als auch im Bereich der Kundenkommunikation können notwendige Anpassungen hier einiges zum Positiven verändern. Es beginnt damit, dass missverständliche Arbeitsanweisungen ein unwahrscheinlich großes Fehlerpotenzial mit sich bringen. Klare Angaben und willkommene Rückfragen sorgen dafür, dass es nicht zu Fehlern kommt und du keine Zeit in die die Fehler- oder Mängelbeseitigung investieren musst.
Dasselbe gilt für die Kundenkommunikation. Als Profi musst du gegenüber deinen Kunden für Transparenz sorgen. Bist du ehrlich, direkt und professionell, kannst du offene Fragen in der Regel schnell klären. Rückfragen und doppelte Checks sind besser als eine spätere Reklamationsbearbeitung. Nichtsdestotrotz können Unstimmigkeiten vorkommen und zu Unzufriedenheit auf der Kundenseite führen. Mit einem gut organisierten Beschwerdemanagement behältst du den Überblick und die Kontrolle über die Lage.
Je größer dein Betrieb ist und je vernetzter du als Handwerker bist, desto wichtiger ist es, dass deine Kommunikation sitzt. Bei komplexen Aufträgen, bei denen beispielsweise zusätzlich Subunternehmer im Spiel sind, wird es sonst schnell unübersichtlich und das Fehlerpotenzial steigt erheblich.
Mangelhafter Informationsfluss
Der Datenfluss in einem Unternehmen und die Möglichkeit des Zugriffs darauf bekommen eine immer höhere Relevanz. Wie gut Informationen in deinem Betrieb fließen, entscheidet zum Beispiel darüber, wie schnell du weiterarbeiten kannst, wie gut du auf unvorhergesehene Probleme reagieren kannst, wie lange du auf bestimmte Dinge warten musst. Durch die Digitalisierung im Handwerk gibt es hier enormes Verbesserungspotenzial.
Mit einer Handwerkersoftware bündelst du die Dokumentation von Kundendaten und -kontakten beispielsweise an einem Ort und machst sie an den Stellen verfügbar, an denen darauf zugegriffen werden muss. Hier findest du einen Überblick über Anbieter von Handwerker-Software.
Du kannst dein Lagermanagement und die Materialbeschaffung (teil-)automatisieren oder zumindest stark vereinfachen. Erkenntnisse aus einer Qualitätskontrolle oder einer Nachkalkulation kannst du zugänglich machen und für zukünftige Aufträge nutzen. Mit einer guten Software und einem zuverlässigen Informationsaustausch in deinem Betrieb legst du den Grundstein für kontinuierliche Verbesserungen und Prozesse, die mit jeder Aktion wachsen und sich an die Bedürfnisse deines Betriebes anpassen.
Vernetzt du Tools für die Planung deiner Aufträge und für die Kontakte zu Kunden, beispielsweise für einen Kostenvoranschlag, miteinander, hast du eine Gesamtlösung, die dir das Arbeiten deutlich erleichtert und Ressourcen spart. Gehst du hier mit der Zeit und verfolgst aktuelle Trends, erkennst du das Potenzial dieser technologischen Möglichkeiten und kannst einen maximalen Vorteil für deinen Betrieb daraus ziehen.
Langsame Reaktion auf Probleme
Selbst bei der besten Projektplanung kann es zu Problemen kommen. Terminverschiebungen, Lieferschwierigkeiten und Krankheitsfälle im eigenen Betrieb sind nur einige Beispiele dafür. Dein Krisenmanagement in diesen Situationen entscheidet darüber, wie stark sich solche Situationen auf deine Auftragsabwicklung auswirken. Mit festen Ablaufplänen für bestimmte Situationen kannst du dich auf standardisierte Reaktionen verlassen und reduzierst die Phase von Reaktion und Lösungssuche auf ein Minimum. Du kannst schnell aktiv werden und alles daran setzen, die Situation möglichst gut zu händeln, statt einfach abzuwarten.
Bist du bei der Lösungssuche darüber hinaus flexibel, kann dich nichts so schnell aus der Bahn werfen. Dazu gehört auch die Nutzung neuer Möglichkeiten, die du bis jetzt vielleicht noch nicht in Betracht gezogen hast. Brauchst du beispielsweise schnell Personal für einen Auftrag, findest du über Handwerk Connected schnell ein Match und kannst ohne große Verzögerung mit der Projektumsetzung weitermachen.
Schlechtes Zeit- und Ressourcenmanagement
Mit einem effektiven Zeitmanagement kannst du deine Aufträge möglichst dicht planen, ohne dass es zu Überschneidungen beim Einsatz deiner Mitarbeiter und Ressourcen kommt. Du kannst also effizient arbeiten und die Auslastung deines Betriebes dadurch hochschrauben. Unterm Strich schaffst du durch dein Zeitmanagement die Voraussetzungen dafür, wie viele Aufträge du annehmen kannst. Wichtig ist, dass du das Zeitmanagement immer in Kombination mit deinem Ressourcenmanagement betrachtest. Ohne verfügbare Mitarbeiter mit der notwendigen Qualifikation und ein Werkzeugmanagement, das rechtzeitig für die Verfügbarkeit der benötigten Werkzeuge sorgt, bringt dir das Zeitmanagement nicht viel.
In diesem Zusammenhang musst du auch an Punkte denken, die nicht innerhalb deiner Kontrollmöglichkeit liegen. Beim Lieferantenmanagement kannst du beispielsweise nur für eine sorgfältige Auswahl sorgen, hast die Lieferketten aber letztlich nicht selbst in der Hand und musst bei der Terminplanung für gewisse Puffer sorgen.
Unzufriedene Mitarbeiter
Viele Handwerker unterschätzen, wie stark sich unzufriedene Mitarbeiter auf Fehler bei Aufträgen auswirken. Bei der Abwicklung von Aufträgen geht es, wirtschaftlich betrachtet, um effizientes und ordentliches Arbeiten. Das erreichst du nur, wenn deine Mitarbeiter motiviert sind und sich in deinem Betrieb wohlfühlen. Dafür musst du den Grundstein legen.
Durch Sicherheitsvorschriften für die Arbeitssicherheit, ausreichende Ressourcen und ein gutes Zeitmanagement zeigst du deine Führungsqualitäten. Gleichzeitig zeigst du mit einem respektvollen Umgang Wertschätzung für deine Mitarbeiter. Die Effekte sind deutlich. Zufriedene Mitarbeiter geben ihr Bestes, weil sie sich mit deinem Betrieb identifizieren. Von der Arbeitsvorbereitung bis zum Abschluss eines Auftrages: Du kannst dich auf sie und auf die Qualität ihrer Arbeit verlassen.
Fehler bei Aufträgen im eigenen Betrieb suchen
Fehler bei Aufträgen passieren – das ist kein Geheimnis und kein Beinbruch. Wichtig ist aber, dass du Schwachstellen in deiner Auftragsabwicklung erkennst, daraus lernst und etwas veränderst. Wenn du dein Fachwissen auffrischen musst, gehst du schließlich auch zu einer Fortbildung und wartest nicht auf ernsthafte Probleme. Nach dem, was du jetzt über Fehler bei der Auftragsabwicklung weißt, kannst du alle relevanten Punkte in deinem Betrieb unter die Lupe nehmen. In manchen Fällen heißt das: Teamarbeit.
Such dir Input bei Mitarbeitern, die die Abläufe in relevanten Bereichen deines Betriebes beurteilen können. Frag sie, in welchen Situationen und Bereichen es zu Problemen kommt. Der ein oder andere hat vielleicht sogar einen schnell umsetzbaren Verbesserungsvorschlag. So verbindest du zwei wichtige Punkte miteinander: Die Effizienzsteigerung in deinem Betrieb und die Zufriedenheit deiner Mitarbeiter. Beides sorgt dafür, dass das Fehlerpotenzial bei der Auftragsabwicklung sinkt.
Auftragsabwicklung optimieren
Hast du einmal herausgefunden, welche Schwachstellen es bei der Auftragsabwicklung in deinem Betrieb gibt, kannst du das Wissen nutzen, um neue Abläufe und Qualitätsstandards einzuführen. Große strukturierte Veränderungen packst du am besten mit einem guten Innovationsmanagement an. Auf diese Weise kannst du die Abwicklung von Aufträgen in deinem Betrieb nach und nach optimieren und gleichzeitig die stärksten Fehlerquellen bei der Umstrukturierung priorisieren. Auf diese Weise kannst du dein Budget flexibel planen.
Ob deine Pläne aufgehen, wirst du nicht nur intern merken. Auch über die Kundenzufriedenheit und das Kundenfeedback kannst du Rückschlüsse darauf ziehen, wo du mit deiner Auftragsabwicklung stehst und welche Fehler bei Aufträgen noch zu oft passieren. Es ist ein bisschen wie mit Markttrends oder Zertifizierungen: Suche dir Bereiche raus, in denen dein Betrieb am meisten von einer Veränderung profitieren kann und fange da mit den Veränderungen an.
