Auftragsmanagement im Handwerk: Ein Überblick

Auftragsmanagement im Handwerk: Ein Überblick

Aufträge suchen, Aufträge finden, Aufträge bearbeiten – so einfach ist die Kundenakquise leider nicht. Wie Handwerker strategisch neue Aufträge gewinnen, war bereits Teil dieser Serie. In diesem Artikel geht es nicht um die Auftragssuche, sondern vielmehr darum, warum es damit nicht getan ist.
Egal, wie viele Aufträge du hast: Ist dein Auftragsmanagement nicht gut, hat das negative Auswirkungen auf deinen Betrieb. Jedem kann ein Schnitzer passieren. Wird ein schlechtes Auftragsmanagement dagegen zur Regel, leiden langfristig zuerst dein Ruf, dann die Auftragslage und schließlich dein Betrieb selbst darunter.
Was ein gutes Auftragsmanagement ausmacht, wie es auch bei dir klappt und wie du dir das Auftragsmanagement erleichtern kannst, liest du hier.

Ein Handwerker kümmert sich an einem Laptop um sein Auftragsmanagement.
Softwares und Branchenprogramme: So geht modernes Auftragsmanagement.

Von der Anfrage bis zur Zahlungsabwicklung: Gutes Auftragsmanagement geht nur konsequent

Hast du dir schonmal bewusst gemacht, wie viel Arbeit und Zeit im Auftragsmanagement und Projektmanagement eines Handwerksbetriebs stecken? Sobald du dich für einen Auftrag interessierst oder von jemandem als Handwerker angefragt wirst, geht es los: Vor der Angebotsabgabe fallen etliche Schritte an und danach kann auch niemand zur Zahlungsabwicklung vorspringen.

Willst du, dass deine Arbeit und dein Betrieb möglichst effizient und reibungslos laufen, brauchst du ein gutes Auftragsmanagement. Gut heißt in diesem Fall vor allem eins: Konsequent. Es bringt nichts, wenn du dich nur in einem Bereich um ein gutes Management deiner Aufträge kümmerst. Bei einem optimal funktionierenden Auftragsmanagement greifen alle Schritte wie Zahnräder ineinander.

Ein Beispiel: Du glänzt bei der Beantwortung von Anfragen und der Erstellung von Angeboten, verzettelst dich aber jedes Mal bei der Materialbestellung oder der Frage, wie viele Aufträge dein Betrieb gleichzeitig stemmen kann. Auf Dauer geht das nicht gut, auch wenn es für manche Probleme Lösungen gibt. Bei Leerlaufzeiten oder einer zu hohen Auslastung des Betriebs hilft beispielsweise Handwerk Connected durch die Vermittlung von starken Partnern und Aufträgen. Wenn du diese Probleme kennst, kannst du dich hier registrieren.

So klappt es: 3 wichtige Tipps für ein besseres Auftragsmanagement

Willst du dein Auftragsmanagement nachhaltig verbessern, kannst du an unterschiedlichen Stellen Veränderungen vornehmen. Kombiniere mehrere Möglichkeiten, um schneller Effekte zu erzielen.

Tipp 1: Optimiere die Suche nach profitablen und interessanten Aufträgen

Schwimmst du bei der Auftragssuche mit dem Strom und nimmst die Aufträge an, die einfach so reinkommen? Daran ist nichts verkehrt. Die dicken Fische fängst du so allerdings auch nicht. Möchtest du mehr Aufträge haben, die dich wirklich interessieren und als Handwerker weiterbringen, musst du etwas dafür tun.

Die Suche nach profitablen und interessanten Aufträgen kannst du vereinfachen und optimieren. Davor musst du jedoch Arbeit investieren:

  • Sorge dafür, dass du bei der Netzwerkbildung durch dein Know-how und deine Fähigkeiten als starker Partner wahrgenommen wirst. Auf diese Weise bekommst du irgendwann gute Aufträge von deinen Kooperationspartnern. Kontakte knüpfen und pflegen kannst du beispielsweise auf einer Handwerksmesse.
  • Behalte die Markttrends im Auge und qualifiziere dich rechtzeitig für neue Technologien – etwa durch eine Fortbildung. Eine Wettbewerbsanalyse kann hier ein weiteres nützliches Tool sein.
  • Befasse dich mit Marketingstrategien. Vor allem im Bereich Webseite und Social Media lässt sich dadurch viel verändern und erreichen.
  • Erhöhe die Kundenzufriedenheit. Dadurch bekommst du kostenloses Empfehlungsmarketing, das entweder durch Google-Bewertungen oder Mundpropaganda ein gutes Bild von dir und deinem Betrieb zeichnet, dem die Leute vertrauen. Ein wichtiger Schlüssel dafür ist die Kundenkommunikation: Sei freundlich, ehrlich, offen und direkt.

Tipp 2: Trainiere wichtige Fähigkeiten für das Auftragsmanagement

Zeitmanagement, Vertragsmanagement, Kostenkalkulation und Materialbeschaffung: Das sind nur einige der Fähigkeiten, die du für ein gutes Auftragsmanagement brauchst. Sie alle haben gemeinsam, dass du sie erlernen und meisten kannst. Schau dir dein aktuelles Auftragsmanagement an und geh auf Problemsuche.

Bist du oft zur Nachkalkulation gezwungen, solltest du über deine Kostenkalkulation im Voraus nachdenken. Bist du mit den Ergebnissen deiner Arbeit oder dem generellen Ablauf von Aufträgen unzufrieden? Etabliere ein System zur Qualitätssicherung! Fällt es dir schwer, fehleranfällige Bereiche zu finden? Bitte jemanden um Feedback zu deinem Auftragsmanagement, der die Lage objektiv beurteilen kann.

Tipp 3: Geh mit der Zeit und nutze den technologischen Fortschritt

Das Handwerk ist im Wandel und hat durch die Digitalisierung und den technologischen Fortschritt schon einige revolutionäre Entwicklungen mitgemacht. Das sind gute Nachrichten für dein Auftragsmanagement: Inklusive der direkten Arbeitsleistung vor Ort lassen sich dadurch viele Dinge rund um die Auftragsbearbeitung effizienter gestalten und optimieren.

Digitale Werkzeuge wie Planungstools und spezifische Branchensoftware erleichtern dir Projektplanungen und interne Abläufe. Mit einem CRM-System kannst du Kundendaten zentral erfassen und dein Auftragsmanagement sinnvoll organisieren. Jeder Kontakt zum Kunden kann über das System abgewickelt werden und wird zuverlässig dokumentiert. Durch eine Schnittstelle für die Rechnungsstellung hast du insgesamt einen viel niedrigeren organisatorischen Aufwand. Du wirst effizienter und sparst Zeit, die du in anderen Bereichen sinnvoll nutzen kannst.

Positive Effekte: So wirkt sich ein gutes Auftragsmanagement auf deinen Betrieb aus

Setzt du in deinem Betrieb ein gutes Auftragsmanagement um, wirst du die positiven Effekte nicht nur an offensichtlichen Stellen merken. Natürlich stabilisiert sich deine Auftragslage oder wird durch die Effizienzsteigerung sogar besser – du merkst die Auswirkungen aber auch innerhalb des Betriebs und in der Beziehung zu deinen Kunden.

Mit einem guten Auftragsmanagement gibt es weniger Anlass für Stress bei deinen Mitarbeitern. Du kannst sie und die Ressourcen deines Betriebes (Werkzeuge, Firmenfahrzeuge und Co.) ohne Überschneidungen einsetzen. Das reduziert Frust und schlechte Stimmung im Betrieb, was dir das Teammanagement letztlich merklich erleichtert.

Was für zufriedene Mitarbeiter gilt, gilt auch für zufriedene Kunden. Hast du für jeden Auftrag die passenden Ressourcen und ausreichend Mitarbeiter geplant, kannst du Termine und Fristen im Regelfall einhalten und die Arbeiten werden ordentlich ausgeführt. Eine hohe Arbeitsqualität und gut gelaunte Mitarbeiter können so langfristig ihren Beitrag zu einer guten Kundenbindung leisten.

Werde Teil von Handwerk Connected

Auf Handwerk Connected kannst du Aufträge finden, deine freien Kapazitäten anderen Betrieben für eine Zusammenarbeit anbieten oder selbst nach freien Kapazitäten anderer Betriebe suchen.

Jetzt in weniger als 10 Minuten Mitglied werden und deine erste Anfrage starten.

Über Handwerk Connected

Handwerk Connected ist eine innovative Plattform, die Handwerksbetrieben ermöglicht, sich gewerkeübergreifend zu vernetzen, um Kapazitäten zu suchen oder anzubieten. Mit der intuitiven Online-Plattform können Handwerker effizient zusammenarbeiten und ihr Geschäft ausbauen.

Das könnte dich auch interessieren..

Mit diesen Tipps zur Einsatzplanung von Monteuren vermeidest Du Engpässe und Leerlaufzeiten und machst Deine Mitarbeiter zufriedener. Die Einsatzplanung von Monteuren ist ein wichtiger Aufgabenbereich in Handwerksbetrieben, da sie sicherstellt, dass Aufträge effektiv und effizient erledigt werden. Bei der Planung der Montagearbeiten müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, wie zum Beispiel die Verfügbarkeit der Mitarbeiter (Übersicht […]

Häufig besteht die Ansicht, dass Gelder zur Förderung des Handwerks nur für Maßnahmen im Zuge der Digitalisierung bereitstehen, doch diese Ansicht ist nicht richtig. Sowohl der Staat als auch Banken bieten zahlreiche Förderprogramme an, um Gründer, selbstständige Handwerker oder Unternehmen der Branche finanziell zu unterstützen. Wir stellen wichtige Fördergeber und Programme vor.

Ein Handwerker kümmert sich an einem Laptop um sein Auftragsmanagement.
WordPress Cookie Hinweis von Real Cookie Banner