Die pünktliche Fertigstellung von Aufträgen sorgt für zufriedene Kunden und ist damit das Ziel einer guten Einsatzplanung im Handwerk. Damit keine Engpässe entstehen, lohnt sich ein genauer Blick auf die eigenen Prozesse und Arbeitsabläufe.
Wie steht es um deine Personalplanung? Planst du deine Ressourcen richtig und kalkulierst passend? Läuft deine Kommunikation rund und bist du flexibel genug, um auf unvorhergesehene Herausforderungen gut zu reagieren? Finde es mit diesem Artikel heraus und gib Engpässen in der Einsatzplanung keine Chance mehr.
Aktive Planung statt Reaktion
Eine gute Einsatzplanung beginnt bei deiner Herangehensweise. Beschäftigst du dich aktiv mit deinem Zeitmanagement und dem Mitarbeitereinsatz für laufende Aufträge oder schwimmst du mit dem Strom und wirst von ungeplanten Ereignissen immer wieder überrascht? Wenn du zu Typ 2 gehörst, ist es höchste Zeit, etwas an deiner Projektplanung und der Priorisierung deiner Planung zu verändern.
Möchtest du schnelle Ergebnisse sehen, weniger Arbeit mit der Umstellung haben und insgesamt effizienter werden, kannst du eine Planungssoftware nutzen. Spürst du mögliche Engpässe in der Einsatzplanung früh genug auf, kannst du ihnen durch eine vorausschauende Personalplanung gut entgegenwirken.
Dank der Digitalisierung im Handwerk kannst du Urlaubszeiten, Ausfälle wegen Krankheit, Verzögerungen bei laufenden Aufträgen an einer Stelle bündeln und verwalten. Das erleichtert dir einen Gesamtüberblick über die Einsatzplanung, bei der dir keine wichtigen Details entgehen.
Richtiges Ressourcenmanagement
Ist genug Personal vorhanden, aber es fehlen Maschinen, Werkzeuge oder Material, musst du etwas an deinem Ressourcenmanagement ändern. Mit einer guten Kapazitätsplanung kommt es nicht mehr vor, dass du bei einem Auftrag nur unzureichende Ressourcen vorweisen kannst. Damit alles reibungslos abläuft, musst du bei der Materialbeschaffung und Einsatzplanung anfangen.
Zu dem Zeitpunkt, an dem du deinen Auftrag bei einem Auftraggeber beginnst, müssen die passenden Materialien, Maschinen und Werkzeuge verfügbar sein und du brauchst qualifiziertes Personal für die Arbeiten. Problemen an dieser Stelle kannst du vorbeugen, indem du präzise Bestandskontrollen durchführst und deinen Bestand über digitale Systeme erfasst.
Auf diese Weise kannst du rechtzeitig eine neue Bestellung aufgeben und deine Bestände auffüllen. Geht es um die Fähigkeiten deines Personals, helfen Schulungen und Weiterbildungen dir dabei, das Wissen deiner Mitarbeiter zu vertiefen und auf den benötigten Stand zu bringen.
Bist du bei der Durchführung deiner Aufträge auf Maschinen angewiesen, lohnt es sich, regelmäßige Wartungsintervalle einzuhalten und konkret einzuplanen. Auf diese Weise sind die Verzögerungen und Ausfälle gut mit deiner Auftragslage unter einen Hut zu bringen und du wirst nicht durch einen spontanen Ausfall eines Gerätes in einen Engpass getrieben.
Je besser du deine Ressourcen pflegst, desto länger bleiben sie dir erhalten. Die Auswirkungen von kurzen geplanten Ausfällen kannst du durch eine geschickte Auftragsplanung gering halten, sodass sie dich bei der Abwicklung deiner Projekte kaum stören.
Fehlkalkulationen vermeiden
Geht es um die Kundenzufriedenheit, ist Termintreue das A und O. Verzögerungen bei der Fertigstellung, fehlendes Material oder sonstige Probleme schaden nicht nur deinem Verhältnis zu den Kunden, bei denen so etwas vorkommt. Langfristig leidet auch dein Ruf darunter.
Gerade bei größeren Projekten, bei denen mehrere Gewerke ineinandergreifen müssen, kann es aber zu Verzögerungen kommen, für die du gar nichts kannst. Schaffst du es, im Voraus Pufferzeiten für solche Fälle zu kalkulieren, reduzierst du automatisch die Auswirkungen auf deine anderen Aufträge.
Setzt du auf einen realistischen Zeitplan, bei dem du deine Kapazitäten nicht überschätzt und dein Personal angemessen einplanst, steigerst du langfristig deine Effizienz. Der Grund dafür ist simpel: Es kommt zu weniger Störungen. Diese Prozessoptimierung kannst du durch Erkenntnisse aus deiner betriebsinternen Qualitätssicherung beschleunigen. Lerne aus den Fehlern bei vergangenen Projekten und passe deine Kalkulationen für zukünftige Projekte entsprechend an.
Für die Planung deines Personals heißt das: Setze deine Mitarbeiter möglichst effizient und passend zu ihren Fähigkeiten ein. Es ist nicht sinnvoll, Fachkräfte mit speziellen Fähigkeiten für Arbeiten einzusetzen, die auch andere Mitarbeiter erledigen können. Gleichzeitig musst du dir überlegen, bei wie vielen Aufträgen spezielle Kenntnisse benötigt werden.
Anhand dieser Überlegungen kannst du dein Personal aktiv zu Fort- und Weiterbildungen oder Schulungen schicken. Auf diese Weise kannst du die Kompetenzen deines Teams aktiv an die Bedürfnisse deines Betriebes anpassen.
Geht es um die Materialplanung, ist es kaum möglich, einen Volltreffer zu landen. Verzögerungen durch Materialüberschüsse oder -mängel lassen sich durch eine gute Kalkulation aber minimieren und helfen dir darüber hinaus bei der Kostenkontrolle. Ideal ist es, wenn du bei der Materialbestellung einen kleinen Puffer einkalkulierst. So musst du Arbeiten nicht für eine Nachbestellung unterbrechen, wenn einige Teile der Charge Mängel aufweisen oder bei der Montage beschädigt werden und deshalb ausgetauscht werden müssen. Gleichzeitig vermeidest du durch einen hohen Materialüberschuss unnötige Kosten, Lagerraum und Zeit, die du für den Umtausch nach Abschluss des Projektes aufwenden musst.
Auf gute Kommunikation setzen
Eine gute Kommunikation zwischen dir und deinen Mitarbeitern ist die beste Möglichkeit, entstehende Engpässe in der Einsatzplanung zu erkennen und Lösungen dafür zu finden. Gut laufende Abläufe in Handwerksbetrieben sind Teamarbeit: Arbeitszeiten müssen abgesprochen werden, krankheitsbedingte Ausfälle müssen so früh wie möglich mitgeteilt werden und aufkommende Probleme bei der Auftragsabwicklung müssen auf den Tisch gebracht werden, um sie zu besprechen. Ziehen deine Mitarbeiter in dieser Hinsicht mit dir an einem Strang, ist ein agiles Arbeiten möglich. Eventuelle Probleme werden gemeinsam besprochen und können so schnell gelöst werden.
Souverän auf Engpässe in der Einsatzplanung reagieren: Nur mit Flexibilität möglich
So durchdacht dein Projektmanagement ist und so geschmeidig deine Arbeitsabläufe auch sein mögen: Bewahrst du dir in deiner Planung nicht ein gewisses Maß an Flexibilität, kann eine kleine Herausforderung zu einem großen Problem werden. Es ist gut, wenn du für bestimmte Fälle wie die Erkrankung eines Mitarbeiters, fehlendes Material oder Verzögerungen bei einem Projekt Ablaufpläne entwickelst. Musst du auf diese Situationen reagieren, sparst du auf diese Weise Zeit.
Auf Personalausfälle kannst du zum Glück schnell und unkompliziert reagieren, indem du mit anderen Betrieben kooperierst oder Zeitarbeitskräfte einsetzt. Ein gut funktionierendes Netzwerk aus Kooperationspartnern sichert dich hier ab.
Digitale Systeme unterstützen dich bei Personalengpässen schnell und ohne viel Aufwand. Bei Handwerk Connected findest du passende Kooperationspartner, wenn du kurzfristig oder bei bestimmten Projekten mehr Fachkräfte brauchst als du selbst beschäftigst. Andersherum kannst du deine Mitarbeiter anderen Betrieben zur Verfügung stellen, wenn die Auftragslage bei dir gerade nicht ausreicht, um dein Personal auszulasten. Hier geht es zur Anmeldung.
