Beim Projektmanagement im Handwerk geht es vor allem um die Organisation und Planung der eigenen Aufträge. Mit der passenden Software und guten Tools kannst du diese Aufgabe ganz entspannt angehen. Von einer besseren Kommunikation über ein gutes Zeitmanagement bis hin zu einer gesteigerten Effizienz in deinem Betrieb: Es gibt viele gute Gründe dafür, Stift und Papier zur Seite zu legen und die Möglichkeiten der Digitalisierung für dich zu nutzen. Hier erfährst du, worauf es dabei ankommt und auf welche Punkte du beim Umstieg auf ein Projektmanagement-Tool unbedingt achten musst.

Agiles Projektmanagement: Schlüssel zu einer erfolgreichen Auftragsplanung
Von der Auftragsakquise bis zum endgültigen Abschluss eines Projektes musst du als Handwerker viele Zwischenschritte durchlaufen. Kommst du bei Aufgabenverwaltung, Budgetierung, Ressourcenplanung oder Projektverfolgung ins Straucheln, kann dir ein digitales System dabei helfen, auf Kurs zu bleiben. Projektmanagement-Tools erleichtern dir nicht nur die Terminplanung und die Dokumentation einzelner Projektabschnitte – sie machen das Kundenmanagement allgemein einfacher.
Sind alle deine Mitarbeiter auf das System geschult, wird Projektmanagement in deinem Betrieb zur Teamarbeit. Du hast jederzeit einen guten Überblick über laufende Aufträge, Termine, Deadlines und To-Dos. Je nachdem, welches Tool du wählst, kannst du weitere Features nutzen und beispielsweise die Arbeitszeit deiner Mitarbeiter erfassen, ein Rechnungsprogramm integrieren oder das Tool mit einem CRM-System verknüpfen.
Unkompliziert und effektiv: Mit Projektmanagement-Tools geht dir die Auftragsplanung leicht von der Hand
Die Integration der Digitalisierung und ihrer Möglichkeiten in den eigenen Betrieb ist für viele Handwerker eine Hürde. Haben sie sich aber erst einmal mit den Funktionen und Möglichkeiten vertraut gemacht, gehört die Nutzung digitaler Systeme bald zum Alltag und erleichtert viele Arbeitsabläufe wie Angebotserstellung, Rechnungserstellung oder die Qualitätskontrolle.
Die meisten Tools punkten mit einer hohen Benutzerfreundlichkeit. So wird es selbst für Neulinge auf dem Gebiet der Digitalisierung im Handwerk machbar, Zielvorgaben zu setzen, nach Bedarf anzupassen und abzuhaken. Intuitiv nutzbare Systeme haben hier die Nase ganz weit vorn und maximieren die Effizienz in deinem Betrieb, indem sie:
- eine schnelle Planung ermöglichen
- Fehlerpotenziale minimieren
- Flexibilität für nötige Anpassungen bieten
- nur einen geringen Nutzungsaufwand erfordern
Kombiniert mit Cloud-Lösungen kannst du die Daten aus deinem Projektmanagement-Tool jederzeit und überall abrufen. Auch deine Mitarbeiter können von unterwegs aus Änderungen vornehmen und wichtige Informationen einstellen. Mit dieser flüssigen Kommunikation innerhalb des Teams und schnell verfügbaren Daten erkennst du drohende Probleme rechtzeitig und kannst Gegenmaßnahmen starten.
So findest du passende Projektmanagement-Tools für deinen Betrieb
Es gibt Projektmanagement-Tools, die sich speziell an Handwerker richten. Grundsätzlich kannst du aber auch unspezifische Softwares und Apps nutzen – die meisten von ihnen arbeiten mit denselben Planungstools und bieten dir ähnliche Vorteile:
- Strukturierte Planung und Zeitersparnis
- Verbesserung der Kommunikation
- Bessere Kontrolle der Kosten
- Guter Überblick über Ressourcen
Aber welches Tool passt jetzt am besten zu deinem Betrieb? Bei dieser Frage kommt es vor allem darauf an, welche Funktionen du bei einem Projektmanagement-Tool brauchst.
Ein kleiner Betrieb mit wenigen Mitarbeitern hat hier beispielsweise andere Bedürfnisse als ein großes Bauunternehmen, das die Kollaboration mit anderen Unternehmen sucht.
Dabei muss es gar nicht immer um große Punkte wie Innovationen, Nachhaltigkeit oder Automatisierung gehen: Der Fokus im Projektmanagement sollte immer auf Flexibilität und Agilität liegen. Kannst du wichtige Bausteine wie Aufgabenplanung, Zeiterfassung, Materialverwaltung und Kundenmanagement über die Software abwickeln, hast du schon viel gewonnen. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis runden die Sache ab.
Datenschutz und Sicherheit: Wichtige Kriterien bei der Wahl deines Projektmanagement-Tools
Ebenso wichtig wie Benutzerfreundlichkeit und Funktionsumfang ist die Frage nach der Datensicherheit. Gerade dann, wenn du dein Projektmanagement-Tool nicht nur stationär im Büro, sondern auch über mobile Apps nutzt, brauchst du ein gutes Risikomanagement. Wo stehen die Server, wie sind deine Daten geschützt, welchen Zugriff darauf haben die Anbieter der Software oder App?
Diese Fragen solltest du dir im Voraus unbedingt stellen, damit es hier nicht zu Zwischenfällen kommt, die deinen Ruf und die Kundenzufriedenheit in Mitleidenschaft ziehen. Eine gute Verschlüsselung und eine zuverlässige Firewall sind gerade bei sensiblen Kundendaten und Projekten unverzichtbar.
Top 5: Diese Tools überzeugen in der Praxis
Projektmanagement-Tools gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Hast du weder Zeit noch Lust auf eigene Vergleiche, kannst du auf bewährte Tools zurückgreifen. Die meisten Tools bieten kostenlose Basis- oder Testmodelle und geben dir so die Möglichkeit alles auszuprobieren.
Asana
Asana gehört zu den beliebtesten, bekanntesten und besten Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Praktisch ist hier, dass unterschiedliche Strukturen zur Verfügung stehen. Ob du ein Kanban-Board brauchst, ein Gantt-Chart benötigst oder es eine simple To-Do-Liste tut, kannst du selbst entscheiden und je nach Planungszweck anpassen. Das Programm ist ausgereift und ermöglicht dank intuitiver Nutzung mit Drag & Drop, Zeitleisten, Kalenderansichten und Co. auch umfassende Planungen.
Asana konzentriert sich aufs Wesentliche und bietet eine klare Struktur, die dich durch das Programm leitet. Einzige Nachteile: Ab einer bestimmten Nutzeranzahl ist Asana nicht mehr kostenfrei und einige Features sind grundsätzlich kostenpflichtig. Außerdem behält der Betreiber sich vor, hochgeladene Inhalte intern zu analysieren.
Agantty
Agantty legt den Fokus auf die Darstellung zeitlicher Abläufe. Mit den sogenannten Gantt-Charts verlierst du nie den Überblick und kannst einzelne (Teil-)Aufgaben bestimmten Personen zuordnen und die anfallenden Projekte zeitlich gut einteilen. Erledigte Aufgaben werden einfach abgehakt. Weil der Anbieter in Deutschland sitzt, gibt es vor allem in puncto Sprache und Datenschutz einige Vorteile. Du kannst Agantty völlig kostenlos in der Komplettversion nutzen und bei Bedarf zusätzliche (kostenpflichtige) Erweiterungen buchen.
Bitrix24
Hast du genug Zeit, um dich in ein Programm einzuarbeiten, bietet Bitrix24 dir eine beeindruckende Komplettlösung. In einem Programm kannst du gemeinsam mit deinen Mitarbeitern transparent an der Planung und Durchführung von Projekten arbeiten. Unterschiedliche Darstellungsoptionen bieten dir eine hohe Flexibilität bei der Organisation deiner Projekte.
Besonders an diesem Tool ist vor allem die Möglichkeit der Automatisierung und der integrierte KI-Assistent, mit dem deine Planung noch einmal effizienter wird. Ein CRM-Tool ist in Bitrix24 bereits integriert und optimiert deine Kundenkommunikation. In einem Tool kannst du so neben dem Projektmanagement weitere Abläufe regeln, die die Effizienz deines Betriebes steigern.
MeisterTask
MeisterTask ist ein Tool, bei dem die Benutzerfreundlichkeit klar im Vordergrund steht. Als Nutzer kannst du sogar Daten aus anderen Projektmanagement-Tools integrieren und so unkompliziert wechseln. Brauchst du gute Lösungen in den Bereichen Projekte und Aufgaben, kannst du mit diesem Tool schon Vieles erreichen. Die Verknüpfung mit CRM-Systemen oder anderen komplexen Lösungen für das eigene Projektmanagement ist leider nicht möglich. MeisterTask ist also dann ideal für dich, wenn du in Sachen Digitalisierung und Branchensoftware gut aufgestellt bist und eine simple Ergänzung für dein Projektmanagement benötigst.
Trello
Eine klare Struktur mit Boards und Karten ist das Markenzeichen von Trello. Das Programm besticht durch seine Einfachheit und bietet gleichzeitig alles, was du für das Projektmanagement mit der Kanban-Methode brauchst. Du kannst Deadlines erstellen, Aufgaben zuweisen, Dateien anhängen und viele weitere Aufgaben nutzen. Die Basisversion ist damit sogar für Betriebe geeignet und ermöglicht dir eine sehr intuitive, agile und flexible Planung deiner Aufträge. Der Nachteil: Für komplexe Abläufe und Projekte oder als Ersatz für ein CRM-System ist Trello nicht geeignet.