Schneller, höher, weiter: Beim Thema Effizienzsteigerung im Handwerk geht es nicht unbedingt darum, mehr Handwerksaufträge zu bekommen. Eine gute Auslastung mit attraktiven Aufträgen ist zwar das Ziel der meisten Betriebe, trotzdem kann hinter dem Wunsch nach mehr Effizienz auch etwas anderes stecken – mehr Freizeit für sich selbst oder die eigene Familie zum Beispiel.
Du willst deinen Betrieb voranbringen, aber weißt nicht so richtig, wo du ansetzen sollst? Hier kannst du dich darüber informieren, in welchen Bereichen eines Betriebes es Potenzial für Effizienzsteigerungen gibt und wie du sie gezielt für dich nutzen kannst. Schon mit ein paar Veränderungen kannst du in deinem Betrieb für mehr Konkurrenzfähigkeit sorgen und dich zukunftssicher aufstellen.

Das Ziel der Effizienzsteigerung im Handwerk: Freiräume für die wichtigen Dinge schaffen
Nutzen deine Mitbewerber Innovationen und arbeiten an ihrer Effizienz, kann dich diese ständige Leistungssteigerung unter Druck setzen. Vor allem bei der Auftragsakquise macht es sich schnell bemerkbar, wenn dein Betrieb nicht mit anderen mithalten kann. Indem du deine eigene Effizienz steigerst, schaffst du wieder Zeit und Kapazitäten für die Dinge, die für deinen Betrieb oder dich selbst wirklich wichtig sind.
Ob du in der Zeit zusätzliche Aufträge übernimmst, deine Freizeit genießt oder einfach nur froh darüber bist, dass du weniger Zeit für das Büromanagement brauchst – wie du mit einer Effizienzsteigerung in deinem Betrieb umgehst, ist deine Entscheidung.
Der Weg: Für Verbesserungen in relevanten Bereichen sorgen
Willst du die Effizienz deines Betriebes steigern, kannst du an ganz unterschiedlichen Punkten ansetzen. Vor allem die Digitalisierung gibt dir nützliche Tools und Technologien für dein Change Management an die Hand: Einmal eingerichtet, unterstützen sie dich zum Beispiel beim Zeitmanagement, den Kontakten zu Kunden, bei der Planung von Projekten, deinem Ressourcenmanagement.
Viel mehr als andere Möglichkeiten tragen sie dazu bei, deinen Handwerksbetrieb fit für die Zukunft zu machen. Den größten Effekt in puncto Effizienzsteigerung bemerkst du, wenn du verschiedene Tools und Technologien miteinander kombinierst und so das meiste aus deinen Chancen herausholst.
Interne Prozesse und Arbeitsabläufe
Der beste Ansatz für Verbesserungen im eigenen Betrieb ist ein kritischer Blick auf Arbeitsabläufe und interne Prozesse. Was läuft gut, wo geht wegen mangelnder Organisation wertvolle Zeit flöten? Geht es um Effizienz, ist ein funktionierendes Zeitmanagement dein stärkster Verbündeter. Geht es um wiederkehrende Arbeiten, kannst du die Arbeitsabläufe optimieren. Mit einer Standardisierung sparst du so bei jedem folgenden Vorgang Zeit.
Für diese Art der Prozessoptimierung sind Projektverwaltungstools ideal. Sie erleichtern dir das Projektmanagement ungemein, indem sie den individuellen Planungsaufwand reduzieren und damit unterm Strich auch deinen Arbeitsaufwand im Büro. Weil diese Tools schnelle Änderungen erlauben, bleibst du in der Planung trotzdem flexibel und kannst auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren und leicht Anpassungen vornehmen.
Viele Planungstools und Planungstechnologien kannst du passgenau auf deinen Betrieb abstimmen. Kombiniert mit einer Cloud-Software sind deine Projekte auch außerhalb des Büros abrufbar und sowohl du als auch deine Mitarbeiter können bei Bedarf darauf zugreifen.
Interaktionen mit (möglichen) Kunden
Kundenbindung und ein gutes Kundenfeedback sind heutzutage wichtiger denn je. Umso wichtiger ist es, dass du an dieser Stelle keinen schlechten Eindruck hinterlässt. Gleichzeitig sollte der Fokus deiner Arbeit auf der eigentlichen handwerklichen Tätigkeit und der Auftragsbearbeitung liegen und nicht darin, deine Kunden und interessierte Auftraggeber bei Laune zu halten. Wie kann die Interaktion mit (möglichen) Kunden also möglichst effizient und zufriedenstellend für beide Seiten ablaufen?
Zuverlässigkeit und eine direkte Kundenkommunikation sind hier unverzichtbar. Nutzt du Softwarelösungen für dein Terminmanagement und die Kundenkommunikation, vermeidest du Überschneidungen und kannst zuverlässig auf die Anfragen deiner Kunden reagieren oder eine Qualitätskontrolle vermerken.
Viel Zeit musst du außerdem einplanen, wenn Kunden sich zwischen mehreren Optionen entscheiden müssen und sich damit schwer tun. Je anschaulicher du die einzelnen Optionen präsentierst, desto schneller läuft der Entscheidungsprozess. In der Kommunikation mit deinen Kunden helfen also auch Tools und Technologien, die fertige Lösungen bildlich darstellen und alle Unterschiede, Vor- und Nachteile sowie Kosten übersichtlich zusammenfassen.
Büromanagement
Je mehr Zeit die Arbeit im Büro einnimmt, desto weniger Zeit bleibt für die Erledigung von Aufträgen beim Kunden. Eine Kostenreduktion und weniger Zeitaufwand bei der Büroarbeit haben bei der Effizienzsteigerung im Handwerk also großes Potenzial. Effizienztools haben dabei eine ebenso große Berechtigung wie die Abwicklung von Kundenkontakten und -daten über CRM-Systeme.
Beide ermöglichen dir beim Auftragsmanagement ein agiles Arbeiten und reduzieren deinen Aufwand. Abgesehen davon hilft die Bündelung aller Daten über eine Schnittstelle dabei, den Überblick zu behalten. Koppelst du diese Systeme untereinander und vernetzt die einzelnen Aspekte deiner Büroarbeit digital, profitierst du auch an anderen Stellen – beispielsweise bei der Übermittlung von Daten an deinen Steuerberater oder das Finanzamt.
Effizientes Arbeiten im Büro hängt abgesehen vom Einsatz digitaler Systeme und Tools aber auch von dir oder deinen Büroangestellten ab. Jeder Fehler kostet Zeit. Eine Nachkalkulation bei einem Kostenvoranschlag zum Beispiel lässt sich zwar manchmal nicht vermeiden, bindet aber wieder Zeit und Ressourcen, die besser genutzt werden könnten.
Einen großen Vorteil bieten außerdem verfügbare Daten deiner Branche. Systeme, die in Echtzeit Daten sammeln und analysieren ermöglichen dir strategische Entscheidungen. Entscheidungen aus dem Bauch heraus sind so nicht mehr nötig und du kannst dein Angebot und den Leistungsumfang daran anpassen, was gerade benötigt oder stark gefragt ist. Passt dein Portfolio zu deiner Wunschkundschaft, gewinnst du Aufträge effizienter und sorgst dafür, dass Gewinnpotenziale durch eine bessere Budgetierung bestmöglich ausgeschöpft werden können.
Organisation der eigenen Ressourcen
Deine Mitarbeiter und die Ausstattung deines Betriebes sind unverzichtbar dafür, dass alles rundläuft. Eine gute Teamarbeit, kontinuierliche und wertschätzende Mitarbeitermotivation, Sicherheitsstandards und ein auf die Arbeit zugeschnittenes Gesundheitsmanagement sorgen für ein gutes Betriebsklima und reduzieren verletzungs- oder krankheitsbedingte Ausfälle. Machst du hier einen guten Job, hast du ein motiviertes Team in deinem Rücken. Bei der effizienten Abarbeitung von Aufträgen ist das ein unbezahlbarer Trumpf.
Zu einer guten Kapazitätsplanung gehört aber nicht nur das Personal: Bei deiner Ressourcenplanung musst du auch an die Werkstattorganisation und das Werkzeugmanagement denken. Die Materialwirtschaft und dein Lager kannst du beispielsweise als zentrale Anlaufstelle mit automatisiertem Bestellsystem einrichten, dadurch Zeit einsparen und den Verwaltungsaufwand minimieren.
Effizientes Arbeiten heißt übrigens nicht, dass du alles selbst machen muss: Auch das Outsourcing an Subunternehmer kann sich für dich lohnen, wenn du dadurch mehr gewinnst als du investieren musst. Der Netzwerkaufbau und starke Partnerschaften mit Geschäftspartnern und wichtigen Ansprechpartnern in der Branche machen es möglich. Das Prinzip funktioniert auch andersherum: Hast du Freiräume, kannst du sie schließen, indem du anderen Betrieben aushilfst und deine Ressourcen so effizient nutzt. Bei Handwerk Connected kannst du dich vernetzen und passende Kooperationen finden.
In Kompetenz investieren
Es ist kein Geheimnis, dass Branchentrends wichtige Einnahmequellen sein können. Umweltfreundliche Materialien, innovative Werkstoffe, das ganze Thema Energieeffizienz und Lösungen für mehr Nachhaltigkeit sind stark gefragt. Eine Marktanalyse zeigt dir genau, wo du ansetzen kannst, um Lücken effizient zu nutzen und dich mit einer Fortbildung und neuen Kompetenzen stark zu positionieren.
Bleibst du auf dem Laufenden und kümmerst dich auch bei deinen Mitarbeitern darum, dass neue Techniken und Verfahren erlernt und beherrscht werden, laufen Arbeitsabläufe effizient ab. Die Kenntnis von Softwarelösungen, eine gute Ausbildung und ein aktiver digitaler Wandel im Betrieb tragen ebenfalls zu einer Effizienzsteigerung im Handwerk bei. Investierst du Zeit und Geld in Kompetenz, legst du den Grundstein für schnelles und sicheres Arbeiten. Gleichzeitig reduzierst du die Fehlerquote und damit den Zeitaufwand für Nachbesserungen.